Los procesos de facturación digitalizados prometen un enorme ahorro de costes de entre el 60% y el 80% en comparación con los procesos de facturación en papel. Entre las ventajas del cambio a la facturación electrónica se incluyen la reducción de errores de introducción, la reducción de los tiempos de procesamiento y el aumento de los descuentos por pronto pago. Cada vez más, la facturación electrónica también se está convirtiendo en una obligación legal (por ejemplo, la Directiva Europea 2014/55/UE). ¡Conoce más sobre la facturación electrónica aquí!
Pero, ¿qué es exactamente una factura electrónica, cuáles son los retos de la facturación electrónica, qué componentes debe tener una solución de facturación electrónica y qué es Peppol? La siguiente guía sobre facturación electrónica responde a estas y otras preguntas.
Contenido
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se emite, transmite y recibe en formato electrónico. Se distingue entre:
- datos estructurados (p. ej. EDI, XML)
- datos no estructurados (por ejemplo, facturas en formato PDF, TIF, JPEG, Word o texto enviado por correo electrónico)
- datos híbridos (por ejemplo, ZUGFeRD)
- Los canales de transmisión/recepción disponibles incluyen correo electrónico, DE-Mail, fax por ordenador, servidor de fax, descarga web, Peppol o servicio web.
- Las facturas recibidas en papel y convertidas a formatos electrónicos no entran en la definición de facturas electrónicas de la Ley del IVA.
No es muy eficiente imprimir, ensobrar, sellar y enviar una factura digital en papel sólo para que el destinatario la capture manualmente y la digitalice de nuevo antes de que finalmente pueda ser pagada.
Un proceso de facturación de este tipo es complejo, caro y poco respetuoso con el medio ambiente debido al uso de papel y recursos de transporte. Por ello, la legislación alemana ha equiparado la factura electrónica a la factura en papel (01 de julio de 2011). Desde entonces, las facturas electrónicas se envían sin firma electrónica y, por ejemplo, por correo electrónico.
El envío de facturas como archivos PDF no cumple estos requisitos, porque los destinatarios no pueden procesar automáticamente los archivos PDF. Las empresas esperan recibir facturas electrónicas en un formato estructurado que puedan comprender automáticamente.
Los formatos de factura estructurados con datos de intercambio electrónico de datos (EDI) no son legibles por humanos. Los destinatarios deben visualizar las facturas electrónicas estructuradas para verificarlas internamente, liberarlas y archivarlas posteriormente.
Los formatos de factura híbridos evitan este inconveniente combinando el formato estructurado legible por máquina y la representación visual legible por el ser humano. Técnicamente, esto puede lograrse incrustando una estructura XML en un archivo PDF. La siguiente figura muestra, por ejemplo, una factura ZUGFeRD que contiene un PDF legible por humanos con datos de factura estructurados en formato XML.
Digitalización con facturación electrónica – A prueba de futuro en la era digital
«Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro». Esta cita de Mark Twain también se aplica a la facturación electrónica, salvo que se trata de una cuestión de «cuándo» y no de «si» la facturación electrónica sustituirá a gran escala a la facturación en papel. La Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para fomentar el abandono de las facturas en papel al hacer obligatoria gradualmente la facturación electrónica.
Mientras que en la Unión Europea, en 2017, el 70 % de todas las facturas todavía se intercambiaban en papel y el 22 % en forma de archivos PDF que no pueden procesarse electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos representan ahora más del 50% de las facturas. La previsión es que esta tendencia continúe y el número de facturas en papel y PDF se reduzca al mínimo.
Alemania no es en absoluto uno de los países pioneros en facturación electrónica. Los países del sur y el este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada en Alemania, y se aconseja a las empresas que se doten de soluciones digitales para la facturación electrónica.
El mayor impulsor en materia de facturación electrónica es el Gobierno
¿Es usted proveedor del sector público? ¿Su empresa desarrolla actividades internacionales? Si su respuesta a cualquiera de las dos preguntas es afirmativa, es muy probable que necesite enviar facturas electrónicamente, ya sea ahora o en un futuro próximo.
A pesar del enorme potencial de ahorro de costes que supone la digitalización de las facturas entrantes y salientes, los gobiernos son los impulsores de la facturación electrónica.
La norma 2014/55 de la UE regula la facturación electrónica de los contratos públicos y exigía que más de 300.000 administraciones públicas de países de la UE estuvieran preparadas para la facturación electrónica a partir de noviembre de 2018, en cuanto a sistemas, y a partir de noviembre de 2019, en cuanto a procesos. Sin embargo, las facturas electrónicas no estructuradas no son facturas electrónicas en el sentido de esta Directiva.
En febrero de 2020, 24 países de la UE habían implantado una solución de facturación electrónica B2G, ofrecían facturación electrónica a los proveedores o exigían una solución de facturación electrónica B2G.
